Enseignements clés
Un chantier « réglementaire » cache souvent un programme de transformation à l’échelle du groupe. Un pilotage hybride PMO / chef de projet garde la production côté client et la coordination côté conseil. Une vision interdépendante des organisations, processus et outils est la clé du succès collectif.
Le projet en chiffres
2ans durée du pilotage opérationnel 10 chantiers identifiés 5 niveaux de pilotage complémentaires
D’un chantier réglementaire à un programme de transformation global
En 2021, une mutuelle de premier plan décide de simplifier son organisation : rationaliser ses processus comptables, réduire le nombre de ses reportings réglementaires et de ses filiales administrées pour maximiser son ROI. Identifié à ses prémices comme un sujet à dominante juridique et réglementaire, le projet donne lieu à une restructuration d’envergure : fusions vers une entité unique et cessions d’activités à des partenaires externes.
La mise en évidence des ramifications de ces opérations complexifie le cadre initial et donne naissance à un programme de transformation mobilisant de nombreux métiers et partenaires : de la finance à la communication, en passant par la distribution des produits, la gouvernance et le juridique.
En tant que pilote du projet, nous avons dû mobiliser des acteurs variés et répondre à des enjeux supplémentaires : conserver la distribution de produits assurantiels « complémentaires » incompatibles avec le statut de mutuelle mixte, et minimiser les impacts sur les produits, processus et organisations cibles.
Un pilotage de programme sur mesure, entre PMO et chef de projet
Le défi s’est révélé dans l’identification et la résolution des problématiques sous-jacentes de chaque direction impactée : mener les chantiers stratégiques à la réussite réglementaire et organisationnelle, élargir le périmètre aux chantiers nécessaires côté métiers, et concilier ces deux dimensions dans une méthode sur mesure.
Nous avons identifié un besoin à mi-chemin entre PMO et chef de produit/projet. Pour assumer ce rôle hybride, rester chef d’orchestre tout en laissant la production à la main du client, nous avons mis en place une approche de pilotage de programme sur mesure, avec un pilotage opérationnel à plusieurs niveaux de tous les chantiers et sous-chantiers, sur plus de deux ans, avec les directions, les filiales et les partenaires.
Un groupe simplifié et une méthode réutilisable
Au-delà de la validation du dossier réglementaire auprès de l’ACPR (avec la mention d’un dossier parfaitement structuré) et de la mise en œuvre effective d’un groupe simplifié, le succès tient dans la capacité de toutes les parties prenantes à s’inscrire dans une vision interdépendante des organisations, processus et outils à faire évoluer.
Les chantiers structurants comme ceux nécessaires à toutes les parties prenantes ont été délivrés selon leurs exigences respectives. Enfin, la mission a fourni une approche méthodologique et des livrables types réutilisables par le client pour des travaux similaires, et renouvelé sa confiance dans notre approche différenciante du conseil.
