Enseignements clés
Le savoir réel d’une organisation se trouve chez ses experts : l’enregistrer et le formaliser le sécurise avant qu’il ne se perde. L’IA industrialise le diagnostic (synthèses, cartographies BPMN) sans remplacer le regard du consultant, qui valide chaque étape. Un référentiel bâti sur un site pilote rend la comparaison multi-sites rapide et révèle les éventuels écarts avant même le déploiement de l’ERP.
Le projet en chiffres
6 sites couverts 10 domaines métier documentés 40 processus cartographiés
Préparer une migration ERP en documentant ce que l’entreprise fait vraiment
Avant de migrer vers un nouvel ERP, encore faut-il savoir précisément comment l’entreprise fonctionne au quotidien. Or, dans l’industrie, les processus réellement exécutés s’éloignent souvent des procédures écrites : pratiques locales, outils complémentaires, savoir-faire détenus par quelques experts. Un acteur industriel français présent à l’international nous a confié le diagnostic de ses processus sur le cœur de sa chaîne de valeur : données techniques, gestion de la demande, planification, production, stocks, expéditions, sous-traitance, qualité et traçabilité, contrôle de gestion industrielle.
Les besoins : préserver les connaissances de collaborateurs forts de 30 à 40 ans d’expérience, établir une vision globale des processus réellement exécutés, identifier les fonctionnalités ERP réellement utilisées et les écarts avec la cible, et repérer des irritants traitables sans attendre le déploiement. Le dispositif s’appuie sur l’analyse approfondie d’un site pilote, puis sur une analyse comparative de cinq autres sites du groupe, sans chercher à documenter de manière exhaustive les modes opératoires détaillés. Mission menée sur 3 mois.
Procelytic : l’IA au service du diagnostic, sous le contrôle du consultant
Cette mission fut l’environnement parfait pour Procelytic, l’outil d’IA que nous avons développé afin de rendre la phase de diagnostic plus rapide, plus industrialisée et plus qualitative. Sa logique tient en trois verbes : décrire, générer, valider.
- Ateliers avec les sachants : des ateliers en demi-journées avec les experts métier, responsables d’atelier et logistique, enregistrés pour ne rien perdre de ce qui se dit.
- Sources multiples consolidées : échanges, ERP historique, outils PLM, tableurs Excel, bases Access, documentation existante et archives papier numérisées sont exploités ensemble.
- Synthèses et cartographies générées : l’IA produit des synthèses automatisées puis des cartographies BPMN 2.0, compatibles avec les solutions du marché (Camunda, Bizagi).
- Validation par le consultant, l’IA propose, le consultant dispose : chaque livrable est relu et validé avec les experts avant d’être partagé.
Les données du client sont traitées dans un environnement sécurisé. Surtout, cette approche facilite le partage de l’existant avec l’ensemble des parties prenantes : chacun regarde la même cartographie, la discute et la corrige, là où un diagnostic classique mobilise de longues heures de retranscription et de mise en forme.
Du site pilote au référentiel commun : des écarts visibles avant l’ERP
La mission a produit :
- Un référentiel commun, construit à partir du site pilote, retenu comme référence représentative : environ 40 processus répartis sur 9 à 10 domaines métier.
- Une gap analysis multi-sites : la comparaison avec les cinq autres sites met en évidence les variantes, les usages non standard et les outils périphériques (Excel, Access) à traiter dans la trajectoire ERP.
- Les dissonances et pain points identifiés : irritants opérationnels et besoins d’amélioration continue, traitables avant même le déploiement du nouvel ERP.
- Un savoir sécurisé : pratiques de terrain et savoir-faire des experts historiques formalisés, partageables et transmissibles.
En conclusion, l’entreprise dispose d’une vision partagée et objectivée de ses processus réels sur 6 sites, d’un socle solide pour cadrer son futur ERP et d’une base de pratiques à harmoniser. Procelytic fait du diagnostic non plus une phase longue et subie, mais un accélérateur de transformation, une démarche reproductible chez toute entreprise qui prépare l’évolution de son système d’information ou de son organisation.
