Enseignements clés
Modéliser la clôture avec toutes les strates (du jalon à la tâche) crée l’adhésion. Un référentiel de planning unique fait « parler d’une seule voix » 12 services comptables. Passer du mail au collaboratif matérialise les engagements réciproques et réduit les loupés.
Le projet en chiffres
4000+ tâches coordonnées 130 acteurs embarqués 12 services réunis sur un référentiel unique
Une clôture très complexe à gérer
BNP Paribas Cardif fait face à une clôture comptable particulièrement complexe : un périmètre large (French, IFRS, Solvabilité 2), une dimension internationale (nombreuses filiales) et l’exigence du groupe BNP Paribas d’obtenir des chiffres très tôt. Concrètement : 130 acteurs, 300 jours d’arrêtés par an et plus de 4 000 tâches par clôture.
L’objectif : doter les 12 services de la Direction Comptable d’un référentiel de planning unique et partagé, pour parler d’une seule voix vis-à-vis des autres directions, donner de la visibilité sur l’avancement à tous les niveaux et identifier, par la modélisation, les zones à risque.
Modéliser pour embarquer à grande échelle
Un kick-off en mode serious games lance la mission. Nous modélisons ensuite les travaux des services et identifions les jalons via des plannings géants (aimants et ficelles) : cette « big picture » de la clôture est partagée par toutes les strates, jusqu’aux tâches de chaque acteur, ce qui favorise fortement l’adhésion.
La démarche est éprouvée progressivement : un POC sur l’un des principaux services au Q1, une extension à tous les services au Q2, puis une amélioration continue au Q3.
Une clôture plus collaborative et maîtrisée
Nous avons embarqué 120 acteurs de la Direction Comptable sur un référentiel de plus de 4 000 tâches partagées, en grande partie des échanges entre services. L’adhésion est exceptionnelle : jusqu’à 80 acteurs connectés sur une semaine et 1 500 changements de statut de tâches, avec des comptables qui échangent directement dans l’outil.
Les travaux détaillés de chaque service cohabitent avec les jalons de pilotage. La façon de travailler a évolué : moins de mails, beaucoup plus de collaboratif, des engagements réciproques matérialisés qui réduisent les loupés. Les processus se mettent à jour dynamiquement (changement de collaborateur, ajout d’étape, modification de date), fini le processus PowerPoint qui reste sur l’étagère, et les changements de poste sont facilités.
« J’ai enfin une vision en temps réel de l’activité pendant la clôture. Un outil vraiment collaboratif qui donne du dynamisme à mon équipe, et je gagne du temps. »
— Responsable de la Comptabilité Technique Prévoyance, BNP Paribas Cardif
