Facturation électronique : les Do & Don’t

Parmi les chantiers stratégiques des directions financières, la mise en conformité à la facturation électronique occupe une place centrale.

Au-delà de la contrainte réglementaire qui oblige à faire évoluer la gestion des factures clients et fournisseurs, elle représente une vraie opportunité pour optimiser les processus, améliorer la compétitivité et renforcer la sécurité des transactions.

Pour en tirer pleinement parti, mieux vaut avancer avec méthode : les choix faits dès le lancement du projet auront un impact direct sur l’efficacité et la pérennité de la solution. À partir de plusieurs diagnostics et cadrages menés dans différents secteurs, nous partageons ici nos premiers enseignements, bonnes pratiques et écueils à éviter, sur cinq domaines clés :

• Les cas d’usage et les volumétries
• L’architecture et la gestion des données
• Le choix de la solution
• Les processus métiers
• La gestion de projet

‍

Les cas d’usage et volumétries : choisir la bonne approche

‍

Les DO

• Faire un tour complet des flux de facturation, sans rien laisser au hasard.
• Explorer tous les cas d’usage, même ceux qui paraissent anecdotiques, pour bien se préparer.

Les DON’T

• Limiter le diagnostic aux seules factures dématérialisées et aux flux à forte volumétrie.
• Se concentrer uniquement sur les factures fournisseurs et clients, sans prendre en compte l’amont (commande, réception…) et l’aval (règlement, recouvrement, taxes…).

‍

L’architecture et la data : poser des fondations solides

‍

Les DO

• Construire une vue d’ensemble de vos applicatifs et vérifier leur compatibilité avec la cible.
• Nettoyer et enrichir vos données référentielles dès maintenant, et garantir leur qualité dans la durée.
• Sécuriser vos données avec des protocoles d’échange et d’archivage robustes (SSL, TLS…).

Les DON’T

• Limiter l’analyse au seul outil de traitement de la facturation, sans considérer toute la cartographie applicative.
• Négliger la gestion des accès et des rôles.

‍

Le choix de la solution : opter pour l’outil idéal

‍

Les DO

• Trouver la solution qui répond vraiment à vos besoins, sans vous précipiter sur la plus évidente.
• Penser au-delà de la simple conformité et analyser les outils amont/aval pour identifier des axes d’optimisation.

Les DON’T

• Vous précipiter vers une solution PDP coûteuse en négligeant les OD et le PPF, parfois plus adaptés.
• Attendre trop longtemps avant d’approcher les éditeurs, au risque d’une congestion qui limiterait leur disponibilité.

‍

Les processus : harmoniser et optimiser les flux

‍

Les DO

• Ajuster vos processus métiers et accompagner le changement, dans une logique d’amélioration continue.
• Considérer ce projet comme une opportunité d’optimiser vos processus, pas seulement une mise en conformité.
• Soutenir vos petits clients et fournisseurs dans leur adaptation, vos relations n’en seront que meilleures.

Les DON’T

• Voir ce projet comme une simple formalité technique.
• Conserver des processus obsolètes et manuels sans les questionner.
• Forcer clients ou fournisseurs à adopter votre système sans les accompagner.

‍

La gestion de projet : conduire le changement avec maîtrise

‍

Les DO

• Explorer les supports de la DGFiP et, dans un contexte complexe, entrer tôt dans le détail des spécifications.
• Rassembler tout le monde (SI, Finance, ADV, métiers, fiscalité) dès le départ, pour plus d’efficacité et de cohérence.
• Identifier les chantiers connexes à anticiper (prérequis ou facteurs de succès).
• Garder en tête que chaque organisation est unique : l’effort dépend de la complexité de vos flux et de votre existant.

Les DON’T

• Ignorer les spécifications en attendant leur maturité, au risque de manquer l’échéance.
• Miser sur un report de l’échéance.